Datenschutz für die elektronische Gehaltsabrechnung

Vor bereits mehr als 10 Jahren wurde das papierlose Büro als Modetrend ausgerufen. Die Druckerhersteller und Büroartikelverkäufer waren fast schon zu bedauern, denn Ausdrucke und Akten sollte es in der Zukunft kaum noch geben. Die Umsetzung der technischen Möglichkeiten hinkt gleichwohl bis heute hinterher und nach wie vor beherrschen Papier und Akten die Büroräume.

Die Ablösung von geduldigem Papier ist bisweilen auch nicht ganz trivial, was dieser Beitrag anhand des Beispiels der Einführung der elektronischen Gehaltsabrechnung einmal exemplarisch darstellen möchte.

Form der elektronischen Abrechnung

Zunächst muss ein gängiges, kompatibles Format, etwa das PDF-Format definiert werden. Dieses sollte zudem digital signiert und gegen nachträgliche Veränderungen geschützt sein. Inhaltlich muss auch die elektronische Gehaltsabrechnung den Anforderungen der Entgeltbescheinigungsrichtlinie sowie den §§126a und 126b BGB genügen.

Die Mitarbeiter und ggf. der Betriebsrat sind bei der Einführung frühzeitig zu involvieren und besonders die Mitarbeiter umfassend zu informieren, besonders sofern auch weitere Mitteilungen über das elektronische Abrufverfahren zur Verfügung gestellt werden sollen.

Zugriff auf die elektronische Gehaltsabrechnung

Sodann sollten die Zugriffsmöglichkeiten auf die elektronische Gehaltsabrechnung festgelegt werden. Von der einfachsten Möglichkeit, dem Versenden per E-Mail als Dateianhang, raten wir jedenfalls ab. Die Gefahren einer, zudem oft unverschlüsselt versandten E-Mail, liegen schon bei der Versendung selbst. Kleinere Rechtsschreibfehler in der E-Mail Adresse und der falsche Empfänger erhält eine fremde Gehaltsabrechnung; bedingt durch die Outlook Autovervollständigung vielleicht sogar eine firmenfremde Person.

Eine empfehlenswerte Variante ist der Zugriff über eine verschlüsselte Seite des Intranets ...

Zum vollständigen Artikel

Cookies helfen bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung erklären Sie sich mit der Cookie-Setzung einverstanden. Mehr OK