Posteingang in der Anwaltskanzlei “Postarten”

Und weiter geht es mit der der Prozessbildung zum Posteingang.

Nehmen wir einmal die Grafik aus dem ersten Teil dieses kleinen Beitrages.

Dort finden wir auf der rechten Seite die Zugangsarten des Posteingangs aufgeschlüsselt, wie

Gelbe Post Botensendungen Gerichtspost Übergabe Mandant Zustellung Gerichtsvollzieher E-Mail Fax

Als erstes sollte sich die Frage stellen, wie erfolgt der Zugang der verschiedenen Arten, also in welcher Form, zu welcher Zeit?

Gelbe Post

Das ist relativ einfach. Kommt die Post ins Haus, oder wird diese über ein Postfach abgeholt?

Ob ein Postfach genutzt werden sollte, entscheidet sich unter anderem auch an der Verteilzeit. Wenn diese im Postfachbereich später als im Zustelldienst liegt, macht es wenig Sinn, ein Postfach zu nutzen. Wenn ein Postfach genutzt wird, stellt sich die Frage, ob eigenes Personal zur Abholung eingesetzt wird, oder Fremdpersonal, wie z. B. Hin- und Weg, oder welche netten Namen die entsprechenden Dienste haben. Wenn die Post durch Dritte abgeholt wird, ist die Frage der Anlieferung zu klären, also wo wird die Post durch den Lieferdienst abgegeben? Was ist mit Sonderzustellungen, also Einschreiben etc.? Was ist mit Päckchen und Paketsendungen?

Botensendungen

Botensendungen werden überwiegend durch Kurierdienste zugestellt. Auch hier stellt sich wiederum die Frage, wo werden die Botensendungen in Empfang genommen? Wird für Botensendungen ein Eingangsbuch geführt? Werden Botensendungen gesondert behandelt, also z. B. sofort intern verteilt? Wer übernimmt die Verteilung?

Gerichtspost

Nicht in allen Gerichten gibt es sogenannte Gerichtspostfächer für jedes Anwaltsbüro des Gerichtsbezirkes. Stellen Sie sich einmal Berlin vor, mit rd. 13.200 Anwälten und 14 ordentlichen Gerichten (also außer Verwaltungs-, Verfassungs- und Finanzgerichtsbarkeit). Es wäre ein Unding, dort alle Gerichtspost einzusammeln ...

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