Vergaberecht: OLG Naumburg zu Dokumentationsmängeln in der Vergabeakte

Das OLG Naumburg hat sich in seinem Beschluss vom, 20.09.2012, (Az.2Verg4/12) zu einer Frage geäußert, die viele Vergabestellen bewegt. Wann und wie ist eine Vergabeakte zu führen und kann sie auch noch rückschauend ergänzt werden?

§§ 20Abs. 1 VOB/A20 00, 20 VOL/A und 24 EG VOL A schreiben vor, dass

das Vergabeverfahren zeitnah so zu dokumentieren ist, dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen in Textform festgehalten werden (VOB/A), das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren ist, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden(VOL/A).

Diese Regelungen ergeben sich aus dem Transparenzgebot (vgl. § 97 I GWB). Sinn ist, dass der Einsicht Nehmende jederzeit erkennen soll, in welchem Stadium sich das Verfahren gerade befindet. Die Regelungen in der VOB/A und in der VOL/A sehen daher vor, dass die Vermerke „zeitnah“ (VOB/A) bzw. „von Anbeginn“ (VOL/A) zu erfolgen haben. Allein aus diesen Formulierungen und vor dem Hintergrund des Sinns der Vorschriften kann geschlossen werden, dass die Dokumentation nicht erst am Ende des Verfahrens durch den Vergabevermerk vorzunehmen ist, sondern fortlaufend und zeitnah.

Das OLG Naumburg entschied daher auch folgerichtig, dass

Ein aus rückschauender Betrachtung gefertigter, den Verlauf des Vergabeverfahrens zusammenfassender Vergabevermerk genügt nicht den Anforderungen des § 20 Abs. 1 VOB/A 2009. Der öffentliche Auftraggeber ist vielmehr verpflichtet, die Gegenstände der Dokumentation im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschehen zu erfassen, d.h. eine Vergabeakte zu führen, in der Protokolle, Ablichtungen oder Ausdrucke der schriftlichen bzw. elektronischen Korrespondenz sowie erforderlichenfalls Einzelvermerke abgelegt und verwahrt werden ...

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