Ordnungs- u. Ablagesystem in der Anwaltskanzlei (Teil 1)

Ordnungs- u. Ablagesysteme sind ein wichtiges Thema in der Anwaltskanzlei. Nach wie vor sind wir von der papierlosen Kanzlei eben so weit entfernt, wie von der papierlosen Toilette.

Ein geflügeltes Sprichwort lautet: „Man muss nicht alles wissen, man muss nur wissen, wo es steht“. Dieses Motto zeigt, dass es in der Tat entscheidend ist, wo welche Informationen wem zur Verfügung stehen.

Ablage- und Registraturwesen

Die Anwaltschaft zeichnet sich seit jeher dadurch aus, dass alles, was je schriftlich niedergelegt wurde, im Rahmen des Ablage- u. Registraturwesens gespeichert und abgelegt wurde. Dieses geschieht teilweise freiwillig, teilweise aufgrund von gesetzlichen Vorgaben.

So schreibt z. B. § 50 Abs. 1 BRAO vor:

„ Der Anwalt muss durch Anlegung von Handakten ein geordnetes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit geben können“

Zwar ist zwischenzeitlich anerkannt, dass diese geforderte Handakte auch elektronisch geführt werden kann, also nicht unbedingt in Papierform geführt werden muss, jedoch wird es wohl noch einige Jahre dauern, bis sich diese Erkenntnis in den Kanzleien umsetzen lässt.

Also müssen wir uns nach wie vor um die Papier-Ablage kümmern.

Bei der Auswahl der Registraturart sollten vorab die Fragen geklärt werden

Wie viel Raum wird verbraucht? Wie viel Zeit benötigt man für die Handhabung? Welche organisatorischen Unterscheidungsmerkmale stehen zur Verfügung? Welche Kosten entstehen für die Anschaffung?

Wir wollen daher nachfolgend erst einmal auf die Ablagearten eingehen:

Liegende Ablage

Bei den Gerichten ist auch heute noch die „liegende Ablage“ mit Aktenschwänzen aktuell. Diese Dinosaurier der Ablagemöglichkeiten finden sich aber auch heute noch in Kanzleien, selbst wenn dort bereits EDV im Einsatz ist. Die Nachteile liegen auf der Hand: In der Regel werden die Akten innerhalb des jeweiligen Buchstabens nicht sortiert, sondern wahllos aufeinander gelegt ...

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