Softwarelizenzmanagement im Unternehmen

Softwarelizenzmanagement: Dokumentation der Softwarelizenzen

Ein Softwarelizenzmanagement sollte jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, unterhalten um Kosten und Haftungsrisiken zu minimieren. Je größer das Unternehmen, umso genauer muss dabei vorgegangen werden. Je nach Umfang der verwendeten Software ist eine umfangreiche anwaltliche Prüfung der Lizenzverträge nötig, die ein schriftliches Ergebnis mit Handlungsanweisungen enthalten muss; oft reicht es jedoch aus, eine bloße Tabelle mit einer Übersicht anzulegen. Die Notwendigkeit für ein Softwarelizenzmanagement ergibt sich vor allem aus zwei Gesichtspunkten:

Gründe für ein Softwarelizenzmanagement

Beim Jahresabschluss muss für die Bilanzierung eine Erfassung und Bewertung immaterieller Vermögenswerte vorgenommen werden (§ 248 Abs. 2 HGB). Eine fehlerhafte Bilanz ist bereits aufgrund § 266 Abs. 2 HGB zu vermeiden und kann zu Schadensersatzpflichten – auch gegen die Geschäftsführer persönlich – führen. Ein Fehlen kann zugleich zu einem Verstoß gegen die Pflicht zur Errichtung eines effektiven Risikomanagements des § 91 Abs. 2 AktG (der auch auf andere Gesellschaftsformen Anwendung findet). Grundlegend hierfür ist die Schaffung einer ausreichenden Tatsachengrundlage.

Zum anderen muss der Nutzer von Software über die jeweiligen Rechte verfügen, alle Software ordnungsgemäß vom Hersteller erworben haben und über eine ausreichende Lizenzierung verfügen, so dass der Verkäufer keine nachträglichen hohen Forderungen stellt oder eine Abmahnung ausspricht. Vorhandene Lizenzen sollten korrellieren mit der tatsächlichen Nutzung der Software. Bereits wirtschaftlich sollten nur die tatsächlich benötigten Lizenzen bezahlt werden. Genauso ist es jedoch zu vermeiden, zu wenige Lizenzen zu besitzen ...

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