Tipps zur Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline

Immer mehr Unternehmen wollen ihren Mitarbeitern und Kunden die Möglichkeit bieten, Missstände im Unternehmen aufzuzeigen. Oftmals erfolgt die Meldung anonym über einen externen Dienstleister. Die Datenschutzaufsichtsbehörden sehen darin eine große Gefahr der anonymen Denunzierung, bei der Einführung ist also Vorsicht geboten.

Wir geben Tipps, was bei der Einrichtung eines Whistleblowing-Systems zu beachten ist.

Keine Pflicht zur Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline?

Das deutsche Recht sieht keine ausdrückliche Pflicht vor, nach der ein Whistleblowing-System eingerichtet werden muss. Gleichwohl unterfallen viele Unternehmen dem amerikanischen Sarbanes-Oxley-Act (SOX) und sind daher zur Einrichtung verpflichtet.

Ein Whisteleblowing-System stellt jedoch eine sehr gute Möglichkeit dar, die Verpflichtungen aus § 130 OWiG zu erfüllen. Diese Vorschrift verpflichtet Unternehmen, Aufsichtsmaßnahmen zur Erkennung von Pflichtverstößen durchzuführen.

Ist Whistleblowing immer zulässig?

Whistleblowing-Systeme sind grundsätzlich zulässig, es muss aber immer eine Einzelfallabwägung unter Berücksichtigung des genauen Umfangs der konkreten Ausgestaltung erfolgen.

In die Beurteilung fließt dabei vor allem das Thema der Meldung ein. Bei sogenannten harten Faktoren (Korruption, Betrug, etc.) geht man eher von einer Zulässigkeit aus, bei weichen Faktoren (Freundlichkeit gegenüber Kunden, etc.) eher nicht.

Die Systeme sollten also so ausgestaltet sein, dass Meldungen nur zu bestimmten Themen zulässig sind. Empfehlenswert ist auch eine Einschränkung auf bestimmte Fachabteilungen und ausgewählte Mitarbeiter (z.B ...

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