Serie Gesundheitsdatenschutz: Vernichtung von Patientenakten

Der erst in der jüngeren Vergangenheit bekannt gewordene Datenskandal bei der Asklepios Klinik Hamburg-Eilbek zeigt, dass – erst recht wenn besondere Arten personenbezogener Daten wie Patientendaten betroffen sind – besonderes Augenmerk auf die Organisation der Aktenvernichtung gelegt werden muss. Eine unzureichende Organisation im Vernichtungsablauf kann schnell zur Folge haben, dass Patientenakten in unbefugte Hände geraten, was – von dem ungewünschten Medienecho ganz zu schweigen - nicht nur datenschutzrechtlich unzulässig und bußgeldbewehrt ist, sondern auch strafrechtliche Relevanz hat.

Aber was muss eine verantwortliche Stelle beachten, damit der Datenschutz bei der Vernichtung von Patientenakten in adäquater Form gewahrt wird?

Strukturierung der Abläufe

Zunächst ist es unabdingbar, die Abläufe hinreichend zu strukturieren. Es sollten auf dem Betriebsgelände verschlossene Entsorgungsbehälter in angemessener Anzahl an zentralen Stellen positioniert werden. Abteilungen, in denen erfahrungsgemäß viele und überwiegend besondere Arten personenbezogener Daten anfallen (z.B. Personalabteilung, Archiv), sollten mit einem eigenen Entsorgungsbehälter ausgestattet werden. Alle Mitarbeiter sollten angehalten werden, vertrauliches Material – was im Einzelnen genau zu definieren wäre – umgehend in die dafür vorgesehenen verschlossenen Entsorgungsbehälter zu verbringen. Zwischenlagerungen (z.B. in einem Karton unter dem Schreibtisch) sind zu vermeiden, jedenfalls dann, wenn das Büro nicht durchgängig sozial überwacht oder abgeschlossen ist ...

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