Vom Debattierclub zu effizienten Sitzungen

Deutschland, das Land der Vereine. Circa 600.000 Vereine gibt es hierzulande. Jeder Vorstand hat einen mal kleinen, mal größeren Vorstand. Millionen von Erhrenamtsträgern müssen daher ihre Zeit in Vorstandssitzungen verbraten. Die Effizienz von solchen Sitzungen – so auch meine eigene Erfahrung – könnte wesentlich höher sein und hängt in der Regel von der Kompetenz (oder meistens Inkompetenz) des Sitzungsleiters ab, Sitzungen zu führen.

Wie kann man die Effizienz dieser Sitzungen steigern?

Die Effizienz einer Sitzung hängt in großem Maß von ihrer Vorbereitung durch den Sitzungsleiter ab.

Als erstes sollte die Einladung zur Sitzung genutzt werden. Soweit lediglich über Themen informiert wird, sollten diese Informationen bereits mit der Einladung zur (Vorstands-)Sitzung versandt werden. Damit können alle Punkte bereits im Vorhinein erledigt werden, die nur der Information der Mitglieder des Vorstands dienen. Zum anderen sollten die anstehenden zu diskutierenden Themen möglichst konkret benannt werden und auch die wesentlichen Informationen dazu der Einladung beigefügt werden. So können sich die Gremiumsmitglieder bereits im Vorfeld auf die Tagesordnungspunkte vorbereiten. Insbesondere sollte das Ziel klargestellt werden: Diskussion und Beschlussfassung oder lediglich Information ...

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