Verspätete Angebote: Von Kurierdiensten und Empfangsvertretern – a never ending story

Ein Gastbeitrag von Susanne Müller-Kabisch

Immer wieder kommt es zwischen Vergabestellen und Bietern zu Kontroversen über die Behandlung von verspäteten Angeboten. Vielfach ist den Bieterunternehmen nicht bewusst, dass das Risiko des rechtzeitigen Angebotseingangs in der Vergabestelle im Wesentlichen bei ihnen liegt. Den Vergabestellen wiederum sind im Fall des verspäteten Eingangs von Angeboten die Hände gebunden. Auch das attraktivste Angebot muss zwingend bereits auf der ersten Prüfungsstufe ausgeschlossen werden, wenn es verspätet bei der Vergabestelle eintrifft. Sowohl für die Vergabestelle als auch für das Bieterunternehmen stellen verspätete Angebote daher ein Ärgernis dar. Rechtlich kompliziert wird es erst recht dann, wenn der Bieter sich bei der Abgabe des Angebots eines Kurier- oder Zustelldienstes bedient und die Vergabestelle ihrerseits bei der Entgegennahme der Angebote Empfangsvertreter oder Empfangsboten einschaltet. Dazu ein Fall aus der Praxis:

Sachverhalt

Die Vergabestelle hatte die Vergabe von Beratungsleistungen in einem europaweiten Verhandlungsverfahren (VOF) bekannt gemacht. Nach Beendigung des Teilnahmewettbewerbs forderte die Vergabestelle fünf Bieterunternehmen zur Abgabe eines schriftlichen Angebots auf. In ihrer Angebotsaufforderung setzte sie allen Bietern einheitlich eine Angebotsfrist bis zum Montag, den 10.10.2011, 10.00 Uhr. Die Vergabestelle hatte in ihrer Angebotsaufforderung auch noch folgende Hinweise zur Angebotsabgabe gegeben:

„…Angebote, die nach Ablauf der Frist eingereicht werden, können nur berücksichtigt werden, wenn der Bieter die Umstände für den verspäteten Eingang nicht zu vertreten hat. Der Bieter hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Angebote innerhalb der Angebotsfrist beim Auftraggeber eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem Bieter zugerechnet“ ...

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