Von der To-Do-Liste zum Tun

Wir haben fast alle versucht, mit einer To-Do-Liste klar zu kommen. Oft ist das Ergebnis, dass manche Aufgaben auf der Liste Staub ansetzen, andere, die uns liegen, arbeiten wir schnell ab. Wie schaffen wir es, eine To-Do-Liste so zu führen, dass wir die darin aufgelisteten Arbeiten wirklich erledigen?

Der wichtigste erste Schritt ist, alle Aufgaben, die ich sofort in kurzer Zeit (2 Minuten) erledigen kann, auch sofort erledigen. Nur das, was ich so nicht erledigen kann, darf überhaupt auf die To-Do-Liste!

Viele kennen das GTD-System von David Allen. Der wichtigste Punkt seines Systems ist für mich, dass man nur so genannten “next actions” auflistet. Eine To-Do-Liste ist nur dann sinnvoll, wenn sie nur die Next Actions aufführt. Next Actions sind Aktivitäten, die Sie tatsächlich sofort ausführen können, wirklich der nächste Schritt. Man muss daher jede Aufgabe, die ansteht, in ihre einzelnen Schritte zerlegen und wirklich nur den nächsten Schritt aufführen. Auf die anwaltliche Tätigkeit bezogen heißt das also, nicht in die Liste aufnehmen “Klageerwiderung in der Sache XY diktieren”, wenn noch nicht alle Informationen vorhanden sind. Richtiger wäre es daher, in die Liste aufzunehmen “Rechtsfrage Z recherchieren”. Noch besser ist es, wenn man das Verb voranstellt. das ist zwar grässliches Deutsch, hilft aber, sich zu motivieren und die Aufgabe tatsächlich auszuführen und man erkennt auch schneller, was zu tun ist. Also noch besser: “Recherchieren Rechtsfrage Z”.

Je mehr man Aufgaben in tatsächlich ausführbare Häppchen zerlegt, desto geringer ist meiner eigenen Erfahrung nach der Widerstand gegen eine ungeliebte Aufgabe ...

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