Dokumentation der Aufgabe eines Bescheides zur Post

Es ist Aufgabe der Behörde, auch bei Auslagerung und Zentralisierung der Druckprozesse, eine hinreichende Dokumentation der Aufgabe des Bescheides zur Post sicherzustellen, um die Zugangsfiktion des § 37 Abs. 2 SGB X auszulösen. Eine E-Mail des BA-IT-Systemhauses, die allgemein und ohne konkreten Fallbezug den Ablaufprozess beschreibt, reicht als Nachweis für den Tag der Aufgabe zur Post nicht aus.

Nach § 37 Abs. 2 S. 1 SGB X gilt ein schriftlicher Verwaltungsakt, der im Inland durch die Post übermittelt wird, am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekanntgegeben. Dies gilt nach § 37 Abs. 2 S. 3 SGB X nicht, wenn der Verwaltungsakt nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist; im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Verwaltungsaktes und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen. Ein Schriftstück ist zur Post gegeben, wenn es beim Postamt abgegeben worden ist bzw. beim Einwurf in den Briefkasten mit dessen Leerung. Enthält die Akte der Behörde keinen Vermerk über den Tag der Aufgabe des Schriftstücks zur Post, tritt grundsätzlich keine Zugangsfiktion ein. § 37 Abs. 2 S. 1 SGB X enthält eine gesetzliche Fiktion des Zeitpunkts der Bekanntgabe des Verwaltungsaktes, nicht aber eine Fiktion, dass und wann der Verwaltungsakt zur Post gegeben worden ist. In der Verwaltungsakte der Behörde befindet sich nur eine Zweitschrift des Bescheides vom 26.02.2010. Auf dieser Zweitschrift ist nicht vermerkt worden, ob und gegebenenfalls wann der Bescheid zur Post gegeben wurde.

Ob ein Aufgabevermerk außerhalb des Verwaltungsaktes oder sogar außerhalb der Verwaltungsakte ausreicht, muss hier nicht entschieden werden. So wird vertreten, dass der Aufgabevermerk nicht in der Verwaltungsakte sein muss, sondern auch ein detailliertes Portobuch ausreicht. Vermerken bedeute lediglich, dass der Vorgang in den betreffenden Akten so erwähnt wird, dass auch eine mit der Sache bisher nicht befasste Person ihn als geschehen erkennen könne ...

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