Verfahrensverzeichnis – nur eine lästige Verpflichtung?

Sollten Sie bei dem Zuruf des Stichworts “Verfahrensverzeichnis” jetzt stolz die (echte oder elektronische) Schublade öffnen und ein aktuelles Verzeichnis hervorziehen, könnten Sie theoretisch aufhören zu lesen.

Reicht Ihre Reaktion jetzt aber von einem fragenden “Häh?” bis zu einem vernuschelten “Ja, ja, mach’ ich noch”, ist die nachfolgende Information vielleicht doch ganz interessant für Sie – und im besten Fall eine Diskussionsgrundlage für die Sinnhaftigkeit von derartigen Verzeichnissen.

Gesetzliche Grundlage in Deutschland

Die Grundlage für das Führen von Verfahrensverzeichnissen liegt im BDSG, genauer in § 4g Abs. 2

Dem Beauftragten für den Datenschutz ist von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht über die in § 4e Satz 1 genannten Angaben sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen. Der Beauftragte für den Datenschutz macht die Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar.

Internes Verfahrensverzeichnis

Der erste Satz enthält zwei Informationen zu dem sog. internen Verfahrensverzeichnis:

1. Es ist von der verantwortlichen Stelle zur Verfügung zu stellen.

Dies bedeutet eigentlich, dass entweder der/die Leiter/in – z.B. ein Geschäftsführer – einer rechtlich selbstständigen Einheit, die personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt, diese Übersicht erstellt, oder diese Aufgabe delegiert – z.B. an einen IT-Leiter. In der Praxis werden sich diese Personen jetzt hilfesuchend an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten (bDSB) wenden, der – hoffentlich – beim Erstellen hilft. Sollten Sie dieser bDSB sein, kennen Sie die lästige Pflicht sicher schon ...

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