Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung (Teil 6, Vertragsunterlagen)

Im sechsten Teil unserer Serie „Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung“ erfolgen Informationen über den Teil der Vergabeunterlagen, der die Vertragsunterlagen enthält.

Vertragsunterlagen

Es ist dafür zu sorgen, dass nur im Vertragsteil der Vergabeunterlagen alle Regelungen aufgeführt werden, die Gegenstand des Zuschlags werden sollen. Es ist dabei sinnvoll, stets ein Vertragsdokument auszufertigen, das sämtliche vertragsgegenständlichen Teile benennt und ihre Rangfolge festlegt. Die EVB-IT Vertragsformulare oder ein BVB-Vertragsdeckblatt übernehmen diese Aufgabe, da sie sich wie eine Klammer um alle vertragsgegenständlichen Unterlagen spannen und deren Rangfolge festlegen. Kann ein solcher Mustervertrag nicht verwandt werden, sollte im Teil Vertragsunterlagen ein Vertragsrahmen vorgelegt werden, der diese Aufgabe erfüllt.

Die Festlegung der rechtlichen Rahmenbedingungen kann und darf nicht auf den Zeitpunkt nach dem Zuschlag verschoben werden. Für die Angebotserstellung und -kalkulation des Bieter ist es unverzichtbar, abschließende Kenntnis über die rechtlichen Vorgaben des Auftraggebers zu erhalten. Er hat daher darauf Anspruch, dass ihm diese Informationen bereits mit dem Versand der Vergabeunterlagen in den Vertragsunterlagen mitgeteilt werden.

1. Vertragsentwurf

Der Vertragsentwurf sollte, soweit als möglich, in einer finalen Fassung beigefügt werden. Sofern Musterverträge (z.B. EVB- IT) verwendet werden, sollten diese soweit ausgefüllt werden, dass die Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt ist und die Mindestanforderungen erfüllt sind. Stellen im Vertragsentwurf, die ggf. vom Bieter selbst noch zu ergänzen sind, sollten (z.B. farblich) gekennzeichnet werden. Der Vertragsentwurf sollte die rechtlichen Festlegungen von den technischen Leistungsmerkmalen trennen. Die technischen und wirtschaftlichen Leistungsmerkmale werden in der Leistungsbeschreibung festgelegt ...

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