Erfahrungsbericht – Elektronische Akte und iPad in der Anwaltspraxis

Vor ungefähr einem Jahr hat es in bzw. über unseren Kanzleiräumen gebrannt. Wir – 5 Rechtsanwälte und 5 Fachangestellte – hatten einen gewaltigen Wasserschaden zu beklagen und konnten unsere Akten sowie die EDV nur mit Müh und Not in Sicherheit bringen. Dieser Tag war für mich der Startschuss in ein bedingungsloses digitales Anwaltsdasein. Das Resümee fällt fast durchweg positiv aus.Nie war das Aktenmanagement so leicht wie mit papierlosen Akten, die Arbeit nie so effektiv. Die nachfolgenden Ausführungen sollen geneigten Anwaltskollegen dazu dienen, den letzten Schritt zu wagen und den bereits (teilweise) papierlos arbeitenden Kollegen Anregung für Verbesserungen sein oder Verbesserungsvorschläge zu geben.

Technische Infrastruktur

Da bislang keine Anwaltssoftware über eine Dokumentenverwaltung verfügt, die diesen Namen verdient, haben wir die reine Papierakte durch ein elektronisches Pendant ersetzt, wofür derzeit ELO Office der ELO Digital Office GmbH zum Einsatz kommt. Zwar existieren für die juristische Arbeit längst bessere bzw. spezifischere Programme (z.B. Lexolution der STP AG). In der Kürze der Zeit war ELO jedoch – auch aufgrund der überschaubaren Anschaffungskosten – das Mittel der Wahl. Die Software läuft neben der Anwaltssoftware auf einem Windows-Server, der extern in einem Rechenzentrum beheimatet ist. Der Zugriff auf den jeweiligen Arbeitsplatz erfolgt über eine Terminalserver-Sitzung, die völlig ortsunabhängig ist. Der Zugriff auf die Anwaltsakten – alle, auch archivierte – ist somit von jedem Ort der Welt mit jedem beliebigen Gerät möglich. Auch der Einsatz von iMacs ist dabei kein Problem.

Arbeitsablauf

ELO Office ermöglicht – wie jede andere gute Dokumentenverwaltung – eine Ablage von Dokumenten in einer beliebig gestaltbaren Ordnerhierarchie, die auf Archiven, Schränken und Ordnern basiert ...

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