Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung (Teil 3, Die Bewerbungsbedingungen: Ablauf des Vergabeverfahrens)

Im dritten Teil der Serie „Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung“ erfolgen Informationen über den Teil der Bewerbungsbedingungen, die den Ablauf des Vergabeverfahrens regeln. Die Bewerbungsbedingungen beschreiben sämtliche Verfahrensvorgaben, die die Bieter bei der Erarbeitung und Abgabe der Angebote beachten müssen.

Die Bewerbungsbedingungen sollten von Vergabestellen, die ständig Leistungen vergeben, standardisiert werden. Sie sind reine Verfahrensregeln und sollten auf keinen Fall Vertragsbestandteil werden. Das heißt der Zuschlag sollte sich nicht auch auf diese Bedingungen beziehen. Die Bewerbungsbedingungen sollten Muster als Anlagen enthalten, die die Bieter bei Abgabe Ihrer Angebote zu nutzen haben. Dies erhöht die Vergleichbarkeit der Angebote und dient damit der Transparenz.

Überblick

1. Kurzdarstellung des Gegenstands der Beschaffung 2. Grundsätzliche Bestimmungen 3. Informationen zum Auftraggeber 4. Termin- und Fristenangaben 5. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote 6. Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote 7. Kostenerstattung für Bewerber und Bieter 8. Angabe der Vergabekammer (bei EU-weiten Vergabeverfahren) 9. Rechtsbehelfsbelehrung (bei EU-weiten Vergabeverfahren) 10. Ggf. weitere Informationen zu den Bewerbungsbedingungen

Ablauf des Vergabeverfahrens

In den Bewerbungsbedingungen erfolgen zunächst Regelungen zum Ablauf des Vergabeverfahrens festgelegt. Hierzu gehören insbesondere folgende Inhalte:

1. Kurzdarstellung des Gegenstands der Beschaffung

Der Gegenstand der Beschaffung wird kurz im Überblick dargestellt. Weiterhin sollen Informationen zur Losbildung sowie zu sonstigen wichtigen Informationen übergreifender Art enthalten sein.

Beispiel für eine Kurzdarstellung
Die Vergabestelle beabsichtigt die Einführung einer wohnungswirtschaftlichen IT-Lösung (Gesamtsystem) inkl. Migration von xxx als Inhouselösung ...
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