Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung (Teil 1, Einführung und Aufbau der Vergabeunterlagen)

Im ersten Teil der Serie der IT-Recht Kanzlei „Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung“ geben wir in der Einführung einen Überblick über die Funktion der Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung und die rechtlichen Vorgaben bezüglich ihres Aufbaus und ihres Inhalts.

Überblick

1. Grundsätzliches zu Vergabeunterlagen 2. Überblick zur Gliederung der Vergabeunterlagen 3. Fazit

Einführung

Das Vergabeverfahren beginnt mit dem Anlegen der Vergabeakte und endet mit dem Unterzeichnen der Vertragsurkunde. Dazwischen liegt oft ein langer Weg.

Diese Serie beschäftigt sich mit den Vergabeunterlagen, insbesondere bei der europaweiten Vergabe. Die Vergabeunterlagen werden in der Praxis bedauerlicher Weise oft als einziges Dokument gestaltet (oft Leistungsbeschreibung genannt), das es dem Bieter nicht leicht macht zu ermitteln, welche Bestandteile Gegenstand des Zuschlags werden sollen und welche Bestandteile lediglich dazu dienen, ihn darüber zu informieren, wie er sein Angebot abgeben soll und wie dieses Angebot bewertet werden wird, also darüber, wie die Vergabestelle den geeigneten Bieter und das wirtschaftlichste Angebot ermitteln wird.

1. Grundsätzliches zu Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen sind aus zwei Blickwinkeln zu betrachten. Zum einen müssen die Vergabeunterlagen den Ablauf des Vergabeverfahrens steuern und zum anderen müssen aus den Vergabeunterlagen – in Verbindung mit dem Angebot, auf das der Zuschlag erteilt wird – alle Unterlagen für den späteren Vertragsschluss abgeleitet werden können. Vor diesem Hintergrund und unter Berücksichtigung der Regelungen in § 8 bzw. § 9 EG VOL/A in Anlehnung an die UfAB werden klare Empfehlungen zur Gliederung der Vergabeunterlagen ausgesprochen. Unabhängig davon gilt, dass die Ausschreibungsunterlagen eine klare Trennung aufweisen sollten zwischen dem Teil mit Informationen für die Bieter und den Vertragsunterlagen ...

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