Lizenzüberprüfung und deren Ablauf und Vorbereitung durch den Lizenznehmer (Teil 3 der neuen Serie zum IT-Lizenzmanagement)

Der 3. Teil der neuen Serie der IT-Recht Kanzlei zum Thema Lizenzüberprüfung beschäftigt sich mit dem Ablauf der Lizenzüberprüfung durch den Softwarehersteller und gibt Empfehlungen für deren Vorbereitung durch den Lizenznehmer.

Ablauf, Vorbereitung und Empfehlungen – Ein Praxisbeispiel

Da die gesetzlichen Vorschriften als rechtliche Grundlage auf Auskunft, Besichtigung und Durchsuchung, insbesondere bei anlassunabhängigen Überprüfungen, wie in Teil 1 der Serie der IT-Recht Kanzlei ausgeführt, nur bedingt geeignet sind, berufen sich die Softwarehersteller bei einer Überprüfung der mit den Lizenznehmern vereinbarten Lizenzbedingungen auf die mit den Lizenznehmern vereinbarten Audit-Klauseln.

1. Ablauf 1.1. Ankündigungsschreiben

Der Software-Audit wird von den Softwareherstellern in der Regel in Form eines Schreibens angekündigt. Im Rahmen dieses Ankündigungsschreibens beruft sich der Softwarehersteller entweder auf konkrete Anlässe, d.h., auf Anhaltspunkte, die aus seiner Sicht einen Lizenzverstoß begründen oder auf eine anlassunabhängige routinemäßige Überprüfung.

Empfehlung für die Praxis: Anhaltspunke für einen möglichen Lizenzverstoß gewinnen die Softwarehersteller beispielsweise bei Supportanfragen von Lizenznehmern, bei denen die Softwarehersteller vermeintliche Widersprüche zwischen der vertraglich lizensierten Software, insbesondere der Art der Lizenz, der Lizenzmetrik oder dem Nutzungsumfang, zu den an die Supportabteilung adressierten Anfragen feststellen. Ebenso stützen sich die Vertriebsmitarbeiter der Softwarehersteller auf Informationen, die sie bei Gesprächen oder Verhandlungen mit (potentiellen) Anwendern bei sich anbahnenden (Neu-) Abschlüssen von Lizenzverträgen, bei Veränderungen der Hardware- oder Unternehmensstruktur gewinnen ...
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