Lizenzüberprüfung, deren Zweck sowie deren vertragliche und gesetzlichen Grundlagen - (Teil 1 der Serie zum IT-Lizenzmanagement)

Der 1. Teil der neuen Serie der IT-Recht Kanzlei zum Thema Lizenzüberprüfung beschäftigt sich mit dem Zweck einer Lizenzüberprüfung sowie den vertraglichen und gesetzlichen Grundlagen des Software-Audits. Darüber hinaus befasst sich dieser Teil mit der rechtlichen Wirksamkeit vertraglicher Standard-Auditklauseln und dem Regelungsinhalt von Klauseln zur Lizenzüberprüfung.

I. Definition und Zweck

Bei einem Software-Audit handelt es sich um eine Lizenzüberprüfung nach Nutzungsumfang und Nutzungsintensität der im Unternehmen genutzten Softwarelizenzen, d.h. einer Überprüfung, ob die tatsächliche Nutzung der Lizenzen auch mit der vertraglich vereinbarten Nutzung übereinstimmt. Der Grund für die Durchführung einer Lizenzüberprüfung ist in der Regel die Aktualisierung des Lizenzbestandes sowie die Ermittlung der tatsächlichen Nutzung und des Lizenzbedarfs.

Empfehlung für die Praxis: Um bei einer Lizenzüberprüfung kein rechtliches (Urheberrechtsverletzung gemäß § 69 a UrhG) und wirtschaftliches (Nachbudgetierung und Nachzahlung von Lizenzgebühren wegen Unterlizensierung, Vermeidung unnötiger Kosten bei Überlizensierung) Fiasko erleben zu müssen, ist zwingend Voraussetzung, dass in den Unternehmen ein funktionierendes Lizenzmanagement existiert.
II. Vertragliche und gesetzliche Grundlagen

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) kennt keine allgemeine Auskunftspflicht über die Nutzung der im Unternehmen genutzten Softwarelizenzen.

1. Vertragliche Grundlagen

Die Softwarehersteller vereinbaren daher in ihren Lizenzverträgen vertragliche Lizenz-Audit-Klauseln, nicht nur um aus Sicht der Softwarehersteller bei konkreten Anlässen, d.h., wenn Anhaltspunkte für einen Lizenzverstoß vorliegen, sondern auch um anlassunabhängig Auskünfte einzuholen und Lizenzüberprüfungen bei Unternehmen vornehmen zu können ...

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