Outlook 2010 Tipp (9) Das Werkzeug QuickSteps

QuickSteps in Outlook 2010

Neu in Outlook 2010 sind unter anderem die sogenannten “QuickSteps”, eine Möglichkeit häufig sich wiederholende gleichgelagerte Aufgaben automatisch auszuführen, ohne den Beschränkungen von Regeln (s. Tipp 8) zu unterliegen.

Ich möchte Ihnen den Unterschied anhand eines Beispiels kurz darstellen: Ich vertreibe unter anderem ein selbst entwickeltes Tool zur Datenschutzunterweisung von Mitarbeitern. Selbstverständlich steht eine kostenlose Demo-Version dieses Tools zur Verfügung. Eine sichere automatische Bearbeitung der eine Demo-Version anfordernden E-Mail eines Interessenten würde voraussetzen, dass diese E-Mail zumindest ein in einer Regel aufgeführtes Wortbestandteil enthalten würde. Da dieses nicht immer gewährleistet werden kann, nutze ich für diesen Zweck das Werkzeug “QuickSteps” in Outlook 2010.

Sie erhalten Zugriff auf dieses Werkzeug über das Menüband “Start”.

Nachdem Sie “Neu erstellen” ausgewählt haben, erhalten Sie die Möglichkeit “Ihren” QuickStep zu erstellen

Was soll dieser QuickStep nun automatisch ausführen?

die eingegangene E-Mail soll in den Unterordner “Datenschutztool” verschoben werden, sie soll als gelesen markiert werden, sie soll kategorisiert werden mit der Kategorie “Datenschutztool-Interessent” sie soll gekennzeichnet werden zur Nachverfolgung für nächste Woche, es soll ein Antwortelement geöffnet werden dieses soll erfolgen über die Kurzwahl STRG+UMSCHALT+6, d. h. die eingehende E-Mail ist zu markieren und dann wird die Kurzwahl aufgerufen ...Zum vollständigen Artikel


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