Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es für den Konflikt zwischen E-Mail-Archivierung und Fernmeldegeheimnis/Datenschutz? Die FAQ zur E-Mail-Archivierung Teil 4

In den letzten 25 Fragen der FAQ der IT-Recht Kanzlei zur E-Mail-Archivierung geht es um Lösungsmöglichkeiten und deren jeweilige Ausgestaltung sowie das Recht des Arbeitgebers zur Kontrolle seiner Mitarbeiter.

61. Kann im Rahmen des Bundesdatenschutzgesetzes in die E-Mail-Archivierung eingewilligt werden?

Individuelle Einwilligungen sind möglich. Diese müssten nach § 4a BDSG schriftlich und freiwillig abgegeben werden. Die Freiwilligkeit kann aufgrund des unterschiedlichen Kräfteverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, insbesondere vor dem Abschluss des Arbeitsvertrages, nicht vorliegen. Diesbezüglich bedarf es aber immer einer Einzelfallbetrachtung. Weiterhin darf die Einwilligung in nicht allgemeinegehaltene Erklärungen formuliert werden. Nicht ausreichend sind danach Formulierungen wie „Der Arbeitnehmer gestattet dem Arbeitgeber jede Nutzung persönlicher Daten, die im Arbeitsverhältnis anfallen.“ Vielmehr bedarf es einer detaillierten Formulierung. Schließlich muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig und umfassend über Zweck, Art und Umfang der beabsichtigten Datennutzung informieren. Neben dem Aufwand die Einwilligung einzuholen, besteht die praktische Gefahr, dass einzelne Mitarbeiter die Einwilligung nicht erteilen, sodass keine umfassende und automatisierte Archivierung möglich ist. Zudem ist die Einwilligung jederzeit widerruflich.

62. Kann hierbei die E-Mail-Archivierung auch in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden?

Auch kann über die Datenerhebung und –verarbeitung eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden, da eine solche eine „andere Rechtsvorschrift“ im Sinne des § 4 BDSG ist. Dabei ist die Mitwirkung des Betriebsrats nach § 87 I Nr. 6 BetrVG nötig.

63. Gibt es hierbei für den Arbeitgeber noch eine gesetzliche Lösung?

Für die Emailarchivierung kommt innerhalb eines Betriebes § 32 BDSG als gesetzliche Rechtfertigung zur Anwendung ...

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