Was ist revisionssicher? Muss der Arbeitgeber das Fernmeldegeheimnis beachten? Die FAQ zur E-Mail-Archivierung Teil 2

In den nächsten 20 Fragen der FAQ der IT-Recht Kanzlei zur E-Mail-Archivierung geht es darum, ob ein Arbeitgeber zum Diensteanbieter von Telekommunikation wird, wenn er die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse zulässt.

21. Ist es zulässig, die E-Mails in verschlüsselter Form zu speichern?

Ja, dies ist prinzipiell zulässig, soweit die E-Mails bei der anschließenden Lesbarmachung wieder ohne Probleme entschlüsselt werden können. Dagegen ist es unzulässig, verschlüsselte E-Mails an die Finanzbehörden zu übergeben – selbst wenn das jeweilige Entschlüsselungsprogramm gleich mitgeliefert werden sollte.

22. Was bedeutet eigentlich die revissionssichere Archivierung von E-Mails?

Hierzu hat etwa der Verband Organisations- und Informationssysteme (www.voi.de) die folgenden zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Mitteilungen (und Archiven) definiert:

• Jede E-Mail wird unveränderbar archiviert.

• Es darf keine E-Mail auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

• Jede E-Mail muss mit geeigneten Retrievaltechniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.

• Es muss genau die E-Mail wiedergefunden werden, die gesucht worden ist.

• Keine E-Mail darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.

• Jede E-Mail muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

• Alle E-Mails müssen zeitnah wiedergefunden werden können.

• Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

• Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist ...

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