Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften

Bei Bargeldgeschäften, wie sie üblicherweise im Einzelhandel, in der Gastronomie oder auch bei Taxiunternehmen vorkommen, gelten inzwischen strengere Kriterien für die Aufbewahrung der Unterlagen. Besonders betroffen hiervon sind Unternehmer, die mit Hilfe von Registrierkassen oder PC-gestützten Kassensystemen, mit Taxametern und Wegstreckenzählern ihre Bareinnahmen ermitteln.

Unterlagen, die mit solchen Geräten erstellt worden sind müssen, so will es nunmehr die Finanzverwaltung, während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit, zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung des Finanzamts, verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten sowie mit dem Gerät elektronisch erzeugte Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen reicht nicht aus. Zudem sind auch Unterlagen in ausgedruckter Form nicht ausreichend. Das bedeutet für die Unternehmer: Die Daten der in den „Kassen“ erfassten Zahlungen müssen nicht nur digital vorliegen, sie müssen zudem auch für die Prüfer des Finanzamts maschinell auswertbar sein. Ausnahmen bilden nur Geräte, die aufgrund ihrer Bauart die gesetzlichen Anforderungen nicht möglich machen. Hier gilt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2016.

Aufbewahrung digitaler Rechnungsdaten

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Diese Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO) ...

Zum vollständigen Artikel


Cookies helfen bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung erklären Sie sich mit der Cookie-Setzung einverstanden. Mehr OK