E-Mailarchivierung – wieso E-Mails archiviert werden sollten

E-Mails sind mittlerweile aus der Unternehmenskommunikation und dem Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Ob Rechnungsstellung, Auftragserteilung oder firmeninterner Informationsaustausch, alles kann per Mail erledigt werden. Schätzungen zufolge machen E-Mails bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen 60-70% der Kommunikation aus. Dabei werden meist nur die Vorzüge des elektronischen Briefverkehrs gesehen. Dass die E-Mail mittlerweile ein in hohem Maße rechtlich relevantes und verbindliches Dokument darstellt und deshalb sorgfältig archiviert werden muss, wissen nur wenige. Im Folgenden soll diese weithin unbekannte E-Mailarchivierungspflicht näher beleuchtet werden.

1. Die E-Mail als rechtlich relevantes Dokument

Die E-Mail wird häufig in ihrer rechtlichen Bedeutung vollkommen unterschätzt bzw. als relativ unverbindlich eingeschätzt. Dies völlig zu Unrecht, da die in einer E-Mail enthaltene Erklärung bzw. Information absolut rechtsrelevant ist. Ihr kommt im Geschäftsverkehr im Prinzip dieselbe rechtliche Bedeutung zu, wie ihrem Pendant in Papierform. Daher gelten für die Archivierung elektronischer Post mittlerweile zahlreiche der gesetzlichen Vorgaben, die ursprünglich für herkömmliche Post konzipiert waren.

2. Rechtliche Vorschriften

Zum Leidwesen des Laien sind die Vorschriften zur Archivierung nicht einheitlich in einem Gesetz kodifiziert. Vielmehr gibt es eine ganze Reihe von Vorschriften, die sich über diverse Gesetze verteilen. Insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) beinhalten unmittelbare Handlungsverpflichtungen in Bezug auf die (E-Mail-)Archivierung. In § 238 Abs. 2 HGB schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten „Handelsbriefe” zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei) ...

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