Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Emails - Teil 2

Ich hatte mich hier mit den zivil- und handelsrechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrung von geschäftlichen Emails befasst und eine Fortsetzung angekündigt. Nun denn:

Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften sind den handelsrechtlichen Bestimmungen weitgehend angepasst. Sie dienen vor allem den Finanzbehörden, insbesondere der Betriebsprüfung, die regelmäßig erst Jahre nach dem Veranlagungs- bzw. Besteuerungszeitraum beginnt.

Während nach dem Handelsrecht nur Kaufleute zur Aufbewahrung verpflichtet sind, müssen die steuerrechtlichen Bestimmungen von jedem Steuerpflichtigen beachtet werden, so weit sie ihn erfassen. Dies schließt neben den gewerblichen Unternehmern etwa auch Freiberufler ein.

Eine Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten kann als Verletzung von Mitwirkungspflichten im Sinne der §§ 140 ff. AO zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führen, wobei die Finanzbehörde sich an der oberen Grenze des Schätzungsrahmens orientieren kann, weil der Steuerpflichtige möglicher Weise solche Grundlagen verheimlichen möchte. Ferner drohen Bußgelder nach dem UStG und im äußersten Fall sogar strafrechtliche Folgen (Verletzung der Buchführungspflicht, § 283b StGB, Bankrott, § 283 StGB). Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht liegt insbesondere im Fall der Vernichtung von Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vor.

Die wesentlichen Ordnungsvorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen enthält die Abgabenordnung (AO). Aufbewahrungspflichtig ist grundsätzlich, wer nach §§ 140 ff. AO zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist ...

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